Đánh giá quy trình tổ chức sự kiện của công ty AzEvent

Ngô Hiền Châu Tháng Chín 1, 2020

0 142 3 phút đọc

Hiện nay, giữa các doanh nghiệp ngày càng có sự cạnh tranh gay gắt để đứng vững trên thị trường. Các đơn vị này luôn muốn quảng bá thương hiệu của mình hiệu quả nhất tới khách hàng. Để làm được điều này thì không thể thiếu sự trợ giúp của các sự kiện.

Trên thị trường, có rất nhiều công ty uy tín về lĩnh vực tổ chức sự kiện. AzEvent được đánh giá là một đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay. Sau đây sẽ là bài đánh giá quy trình tổ chức sự kiện của công ty AzEvent để khách hàng có cái nhìn toàn diện hơn.

Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện thực chất là một hoạt động hướng tới xã hội nhằm mục đích lợi nhuận hoặc phi lợi nhuận. Có loại sự kiện mang tính cộng đồng, một số loại khác do các doanh nghiệp tổ chức.

Để hướng tới một mục đích nào đó được nhiều người biết đến thì nhất thiết phải tổ chức sự kiện thật hoàn hảo.

Một sự kiện thành công sẽ đem đến những lợi ích lớn cho công ty / doanh nghiệp / cửa hàng. Khách mời của sự kiện thường là đối tác quan trọng, giơi truyền thông,..

Việc chọn lựa thuê công ty có dịch vụ tổ chức sự kiện cũng quan trọng không kém:

Đối với chủ đầu tư

Không phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức để tổ chức một sự kiện cho doanh nghiệp của mình. Tất cả quy trình diễn ra sự kiện từ A đến Z đều được thực hiện nhanh chóng.

Công ty tổ chức sự kiện có đủ kinh nghiệm, khả năng để tổ chức một sự kiện hiệu quả, hướng tới mục đích mà doanh nghiệp muốn đạt được.

Giúp tiết kiệm phần nào chi phí hơn so với tự tổ chức. Đảm bảo không có rủi ro nào xảy ra.

Đối với khách mời tham dự

Có cơ hội tiếp thu những kiến thức, kinh nghiệm tốt hơn từ những người cùng ngành. Đồng thời mở rộng thêm mối quan hệ của mình.

Đối với sự kiện mang tính cộng đồng thì họ thu được nhiều giá trị lớn về vật chất và tinh thần.

Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty AzEvent

Mỗi loại hình sự kiện sẽ được công ty AzEvent tổ chức với cách thức khác nhau để đảm bảo đem đến hiệu quả nhất. Tuy vậy, tất cả các sự kiện đều không thể bỏ qua các bước chuẩn sau:

Luôn giám sát tiến độ công việc

Điều này nhằm mục đích kiểm soát quy trình diễn ra sự kiện luôn đi đúng hướng để đảm bảo hiệu quả nhất.

Một sự kiện sẽ có các phòng ban, cộng tác viên hợp lại tổ chức. Mỗi thành viên đảm nhận một sự kiện riêng. Công ty AzEvent có quy trình hoạt động chuyên nghiệp với nhiều bộ phận: bộ phận kĩ thuật, bộ phận thiết kế, bộ phận đảm nhận phần truyền thông, hậu cần,..

Các bộ phận luôn cam kết trách nhiệm của mình, phối hợp ăn ý với nhau.

Kiểm tra danh sách khách mời

Khách mời là những người không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Quyết định đến thành công của chương trình. Vậy nên, một công ty tổ chức chuyên nghiệp sẽ hết sức chú trọng đến điều này.

Thiết kế thiếp mời, rà soát khách mời là công đoạn cần thiết. Kiểm tra xem tổng số lượng khách mời là bao nhiêu, phục vụ chu đáo trong thời gian diễn ra sự kiện.

Kiểm tra các khâu quan trọng

Công ty AzEvent luôn rà soát kỹ lưỡng các khâu để đảm bảo không có bất kỳ rủi ro nào xảy ra khi sự kiện diễn ra.

Kiểm tra thủ tục hành chính: chính là các giấy tờ pháp lý được cơ quan thẩm quyền cấp phép để tổ chức sự kiện. Đảm bảo có đầy đủ các giấy phép như: tiến hành sự kiện, giấy phép an toàn vệ sinh, giấy cấp phép treo băng rôn, giấy cấp phép thực hiện nội dung…
Kiểm tra địa điểm diễn ra sự kiện
Kiêm tra nhân sự phục vụ sự kiện như: người làm công tác tổ chức, MC, PG, vũ công,..
Kiểm tra công tác hậu cần
Kiểm tra nội dung chương trình: giúp người tổ chức có thể bao quát toàn bộ chương trình, tránh các rủi ro đáng tiếc có thể xảy đến.