Một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay đó là áp dụng hóa đơn điện tử làm sao cho hiệu quả nhất. Bên cạnh việc chọn lựa các mẫu hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu hóa đơn bán hàng phù hợp với doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền nếu máy tính tiền đó có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Hình thức này đem lại khá nhiều sự thuận tiện cho doanh nghiệp, tuy nhiên, để hóa đơn điện tử được tạo ra từ hình thức này hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện theo đúng quy định.
Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là một thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch, chức năng khác và được kết nối chuyển dữ liệu theo định dạng chuẩn bằng phương thức giao dịch điện tử qua mạng điện tử.
Theo Khoản 5 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
– Không bắt buộc có chữ ký số;
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Quy định về hóa đơn điện tử doanh nghiệp không nên bỏ qua
Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
Nghị định 119 cũng đưa ra yêu cầu triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018 đối với hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế ngoài việc phải đảm bảo tất cả các nội dung bắt buộc như hóa đơn điện tử thông thường thì còn phải bổ sung 3 ký tự viết tắt của từ “máy tính tiền” – MTT sau 2 ký tự phân biệt hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã – đây là nội dung được nêu tại dự thảo thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119.
Ví dụ: Mẫu số: 2; Ký hiệu CMMTT20X; số 000123
Trong đó: 2: Hóa đơn bán hàng; CMMTT: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế loại dành cho máy tính tiền; 20: hóa đơn điện tử được khởi tạo năm 2020; X: Ký hiệu chung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức, cá nhân; 000123: Số hóa đơn điện tử.
Trên thực tế, đa số các giao dịch thương mại điện tử hiện nay vẫn còn sử dụng hình thức hóa đơn giấy mặc dù hiệu quả đem lại không cao, tốn nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính và khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu cho doanh nghiệp. Do đó, những thông tin trên hy vọng sẽ giúp ích được cho doanh nghiệp để chủ động thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đúng quy định.
